制定 2005年 4月 1日 改定 2024年 3月25日
社会保険労務士法人 松林労務管理事務所 代表社員 松林 慎二個人情報保護方針
当事務所は、当事務所が取り扱う全ての個人情報について、情報を保護することの重要性と社会的使命を十分に認識し、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、下記の方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向や社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に意識して改善を継続し、全社を挙げて個人情報の保護に取り組むことをここに宣言いたします。記
- 個人情報の取得や利用、提供は次の範囲に限定して行うこととし、特定した利用目的の達成以外には一切個人情報を利用しません。また、目的外の利用を防止する措置を講じます。
① 社会保険や労働保険の手続書類ならびに労務管理上必要な各種書類の作成代行業務、給与計算代行業務および労務管理に関するコンサルティング業務
など、当事務所の事業遂行において必要な範囲
② 従業員の雇用、人事労務管理において必要な範囲
- 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。
- 個人情報の漏えい、滅失、き損を防止するための合理的かつ実効性の高い安全対策を講じ、また、事業の実情に応じて経営資源を投入し、継続的に個人情報セキュリティ体制の向上を図ります。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 個人情報の取り扱いに関する苦情やご相談には、迅速かつ誠実に適切な対応をいたします。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時、適切に見直すこととし、継続して必要な改善を行います。
■ 個人情報の取扱いについて 当社が取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。
（1）ご本人から直接書面等によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的 取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
（2）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| お客様情報（お電話などからのお問合せ等によるもの） | ご利用履歴管理のため お問合せ対応のため |
| 業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報 | 受託した社会保険手続業務、給与計算業務等を適切に遂行するため |
■ 保有個人データに関する事項の周知 当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。
ａ）事業者の名称 社会保険労務士法人 松林労務管理事務所 東京都中央区新川 1-2-10 新川むさしやビル7階 代表社員 松林 慎二
ｂ）個人情報の管理責任者 管理者名：松林 慎二 連絡先：電話 03-3553-9601 info@labor-manage.com
ｃ）全ての開示対象個人情報の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| お客様情報（お電話などからのお問合せ等によるもの） | ご利用履歴管理のため お問合せ対応のため |
| お客様情報（お取引先様等） | お問合せ対応のため ご利用履歴管理のため ご発注いただいた業務に関するご連絡のため 当社サービスのご案内のため |
| 当社従業員情報 | 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため |
| 当社への採用応募者情報 | 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため |
ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先 社会保険労務士法人 松林労務管理事務所 代表社員 松林 慎二 電話： 03-3553-9601 info@labor-manage.com
ｅ）認定個人情報保護団体 名 称：一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 所在地：東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内 （苦情解決の申し出先） 認定個人情報保護団体事務局 03-5860-7565 または 0120-700-779 ※ 当社のサービスに関する問い合わせ先ではございません。
ｆ）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き
1）開示等の求めの申し出先 開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。 ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。
2）開示等の求めに関するお手続き
① お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式を郵送いたします。 ・ 利用目的の通知の場合：「開示対象個人情報利用目的通知請求書」 ・ 開示の場合：「開示対象個人情報開示請求書」 ・訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合：「開示対象個人情報訂正等及び利用停止等請求書」
② ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
③ 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④ 回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。
3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料 開示等をお求めになる方が代理人である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
① 代理人である事を証明する資料 ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞ 本人の委任状（原本） ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞ 戸籍謄本、住民票（続柄の記載されたもの）、又はその他法定代理権の確認ができる公的書類のいずれかの写し ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞ 後見登記等に関する登記事項証明書、又はその他法定代理権の確認ができる公的書類のいずれかの写し
② 代理人ご自身を証明する資料 運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、住民票、又は住民基本台帳カードのいずれかの写し
4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料 1回のお求めにつき1,000円 （お送りいただく請求書等に郵便為替を同封して下さい）
ｇ）保有個人データの安全管理のために講じた措置
1）基本方針の策定 保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備 保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
3）組織的安全管理措置
① 保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
② 保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
4）人的安全管理措置
① 保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
② 保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
5）物理的安全管理措置
① 保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
② 保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
6）技術的安全管理措置
① アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
② 保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
以上
■ 採用応募者の皆様へ 当社の採用募集にご応募いただき、ご自身の履歴書や職務経歴書等を当社宛にご送付いただく場合は、下記のボタンからダウンロードした同意文書（採用応募者の個人情報保護の取り扱いについて）にご署名のうえ、送付書類に同封してお送り下さい。
